نگهداری صحیح از لوازم اداری ، نقش بسیار مهمی در افزایش طول عمر مبلمان و تجهیزات اداری مختلف ایفا می‌کند. با توجه به اینکه تجهیزات و لوازم اداری از قیمت نسبتا بالایی برخوردار است،میتوان با رعایت اصول نگهداری، به افزایش طول عمر آنها و همچنین موضوع صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک شایانی کرد.
نقش تجهیزات اداری در فضاهای اداری
تجهیزات اداری با تقسیم‌بندی‌ای که در فضا ایجاد می‌کند، باعث استفاده بهینه‌تر از فضا و بهبود کارآیی محیط مورد نظر و کارمندان میشود.
همچنین مبلمان و تجهیزات اداری با استفاده از بستر استانداردی که برای محیط کار ایجاد می‌کند، کیفیت و راندمان یک محیط را تا حد قابل توجهی افزایش خواهد داد.
تجهیزات و لوازم اداری مانند پارتیشنها و انواع مختلف فایل‌ها و سیستمهای فایلینگ به عنوان بخشی از تجهیزات و مبلمان اداری به حساب می‌آیند. آنها نقش بسیار زیادی در ایجاد نظم، انضباط و ترتیب در فضا و محیط کار ایفا می‌کنند. نظم حاصل نقش بسیار اساسی در کاهش استرس در یک اداره و دفتر کار داشته و راندمان کاری افراد و استفاده بهینه آنها از زمان مورد نظر خود را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.
مراقبت و نگهداری از لوازم اداری
یکی از فرآیندها و کارهایی که باید در آن وسواس زیادی به خرج دهیم تا محیط کار مورد نظر ما زیبا و جذاب درست مثل روز اولش باقی بماند،مراقبت و نگهداری از لوازم اداری است. درصورتی‌که فرآیند نگهداری از لوازم اداری به شیوه درست و اصولی صورت پذیرد طول عمر این تجهیزات و لوازم به صورت چشمگیری افزایش پیدا کرده و هزینههای کلی کاهش پیدا می‌کند و در نتیجه باعث صرفه جویی زیادی در هزینه خواهد شد.
نگهداری از لوازم اداری و تاثیر آن بر عمر این تجهیزات
عوامل بسیار زیادی در تعیین طول عمر و مدت زمان دوام و کیفیت لوازم و تجهیزات اداری در یک دفتر، ارگان و یا اداره تاثیر مستقیم می‌گذارد. یکی از مهمترین و ابتدایی‌ترین عوامل و پارامترهای تاثیرگذار در طول عمر تجهیزات و لوازم اداری، جنس، نوع ساخت و کیفیت است.
بدیهی است که هرچه در هنگام ساخت تجهیزات و مبلمان اداری دقت بیشتری به خرج داده شود و اصولی‌تر طراحی و تولید شوند و برای ساخت آنها از متریال و اجناس با کیفیت و مرغوبیت استفاده شود طول عمر، کارآیی و استحکام این لوازم و تجهیزات بالاتر میرود. همچنین نیاز به مراقبت و نگهداری کمتری خواهند داشت و استرس خرابی و یا تعمیرشان، شما را کمتر آزار خواهد داد.
همچنین نگهداری صحیح از لوازم اداری و استفاده اصولی از مبلمان و تجهیزات اداری موجود در یک دفتر کار و یا سازمان، نقش بسیار اساسی در طول عمر این وسایل ایفا می‌کند و باعث می شود ظاهر و کیفیت خود را مثل روز اول حفظ کنند.
مسئله دیگری که در نگهداری لوازم اداری و تعیین طول عمر آنها تاثیرگذار است میزان استفاده از این لوازم و تجهیزات است. هرچه رفت و آمد و نشست و برخاست در یک دفتر، سازمان و یا اداره، کمتر باشد و در حالت کلی تجهیزات و لوازم اداری به میزان کمتری مورد استفاده قرار گیرند، نگهداری از آنها آسان‌تر شده و همچنین طول عمرشان به میزان قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. در مقابل هر چه رفت و آمد در یک دفتر و یا شرکت بیشتر باشد و مبلمان و تجهیزات بیشتر مورد استفاده و کاربری افراد مختلف قرار گیرند میزان مراقبت از تجهیزات و نگهداری از لوازم اداری مورد استفاده در آن محیط بیشتر، طول عمر این دستگاه‌ها کمتر و همچنین به مرور از کیفیت و دوام و کارآیی آنها کاسته خواهد شد.
افزایش طول عمر تجهیزات اداری و نگهداری از لوازم اداری
در حالت کلی، روشهای مختلفی برای نگهداری از لوازم اداری و افزایش طول عمر این تجهیزات وجود دارد. این روشها از فرسایش زودهنگام تجهیزات اداری جلوگیری کرده و در نتیجه هزینههای مورد نظر برای خرید لوازم و تجهیزات جدید را تا حدود زیادی کاهش دهیم.
بعد از آن‌که فرمت‌ها و استانداردهای لازم در زمینه انتخاب و استفاده از متریال مناسب، استاندارد و با کیفیت را در تجهیزات اداریِ محل کار خود در نظر گرفته و پیاده سازی کردید، حالا وقت آن است که به نکات و موارد جزئی‌تر توجه کنید. این موارد تاثیر بسیار زیادی در نگهداری از لوازم اداری و افزایش طول عمر آنها دارد. شاید در نگاه اول عدم توجه به این موارد تاثیر چندانی نداشته باشد اما به مرور زمان توجه نکردن به این مسائل می‌تواند روند فرسایش و تخریب مبلمان و تجهیزات اداری را به‌صورت چشمگیری افزایش دهد.
یکی از موارد اصول نگهداری صحیح از لوازم اداری و تجهیزات این است که اصلا نباید در معرض نور مستقیم آفتاب و ارتباط شدید قرار گیرند. همچنین استفاده از روکش و روپوش برای این تجهیزات در زمانهایی که از آنها استفاده نمی‌شود و ارباب رجوع حضور ندارد می‌تواند تاثیر به‌سزایی در نگهداری آنها داشته باشد.
یکی از مهمترین مسائلی که در انتخاب و نگهداری از لوازم اداری باید به آن توجه کنیم این است که در صورتی‌که اداره و یا دفتر کار شما ارباب رجوع زیادی دارد بهتر است از تجهیزات و لوازم اداری رنگ روشن و سفید استفاده نکنید، چرا که این رنگ‌ها کثیفی را سریعتر نشان می‌دهد و در نتیجه زودتر حالت خرابی به خود می‌گیرند.
